Créé en 2011 à la suite de l’aménagement d’un nouveau local d’archives, le service des Archives municipales collecte, classe, conserve et communique les documents relatifs à l’histoire d’Ambérieu-en-Bugey.

Auparavant, de 1997 à 2010, les archivistes du Centre de Gestion de l’Ain intervenaient régulièrement au sein de la commune pour assurer le classement des archives communales et procéder aux éliminations réglementaires.

Les archives courantes restent dans les bureaux. Les archives intermédiaires restent dans les bureaux ou à proximité des services municipaux, si leur délai de conservation est inférieur à 5 ans. Deux zones de préarchivage sont notamment mises à disposition pour les Ressources humaines, la Commande Publique, l’urbanisme. Les archives intermédiaires peuvent également être versées aux archives pour conservation temporaire lorsque les délais de conservation sont plus longs (10 ans et plus).

Concernant la politique de collecte, les Archives municipales interviennent sur demande des services municipaux. Dans chaque service, au moins un agent a été formé ou sensibilisé aux archives et à la préparation des versements. Certains services disposent de leur tableau de gestion personnalisé, établi avec leur collaboration. Un guide d’archivage et des modèles de bordereaux de versement et d’élimination sont à disposition des services sur le serveur commun de la ville.

Un local archives a été aménagé en 2012 par la ville dans un bâtiment de la zone industrielle, rue Panhard. Outre le bureau et la salle de tri, le bâtiment Panhard comprend un magasin d’archives de 146 m², équipé de 918 mètres linéaires de rayonnages mobiles et respectant les normes d’aménagement en vigueur en matière d’archives.

Deux autres petits locaux d’archives (69 et 100 mètres linéaires de capacité) sont également utilisés en mairie et à côté de la mairie, pour les archives les plus fréquemment consultées, le préarchivage et la conservation intermédiaire avant élimination.

Le service archives conserve les archives issues de l’administration de la commune d’Ambérieu, depuis la création de la municipalité en 1790. En 1792, la commune hérite de la gestion de l’état civil et des archives paroissiales remontant à 1626.

Les fonds d’archives anciennes et modernes représentent 74 mètres linéaires de 1529 aux années 1960-1980. Le fonds d’archives contemporaines couvre les années 1960-1980 à nos jours et représente 392 mètres linéaires.

Sont également conservés quelques fonds intercommunaux et privés :
• Syndicat intercommunal d’électricité : budgets, comptes (1920-1930) : 0,10 ml
• Office de Tourisme / Syndicat d'initiative du Canton d'Ambérieu (1969-1998) : 0,60 ml

Actuellement, 80% des archives sont classées et décrites dans trois inventaires, disponibles en version papier ou PDF :
• Inventaire des archives anciennes et modernes, classées de façon thématique,
• Inventaire des archives contemporaines, classées en série W,
• Inventaire provisoire des archives contemporaines, classées de façon thématique (ces archives seront reclassées ultérieurement en série réglementaire W).

Les bordereaux de versement rédigés avec les services municipaux lors du transfert de leurs dossiers aux archives, servent également d’instruments de recherches provisoires en attendant leur traitement.

Les documents se trouvant sur plusieurs sites distants, il est nécessaire de contacter le service des Archives municipales au préalable pour prévoir si nécessaire le déplacement des archives à consulter.
Toute personne peut obtenir communication des documents conservés par la collectivité dans le respect de la réglementation en vigueur sur la communicabilité des archives publiques (articles L. 213-1 à L. 213-3, L. 213-5, L. 213-6 et L. 213-8 du Code du patrimoine) ou des conditions émises par les donateurs ou déposants d’archives privées.
Toute personne désireuse de consulter les archives communales doit produire une pièce officielle d’identité comportant une photographie.
La consultation des documents s’effectue obligatoirement sur place. Elle est gratuite. Il n’est consenti aucun prêt à domicile de documents d’archives.
Les lecteurs doivent veiller à ce que les documents communiqués ne subissent aucun dommage, dégradation ou altération par leur fait ou leur négligence.

La consultation des documents se fait, selon les cas, soit à l’Hôtel de Ville, soit à la Médiathèque municipale, située à proximité de la mairie, soit directement au bâtiment des archives rue Panhard, dans la Zone industrielle. Les trois lieux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

Il est possible de :
• demander conseil à l’archiviste ;
• demander par mél, par téléphone ou par courrier de faire des recherches de sources.
L’archiviste peut également répondre directement à votre question dans le cas de recherches simples (documents bien identifiés, temps de recherche court).

Aux archives municipales, il est possible de :
• faire ses propres copies numériques avec son appareil photo ;
• demander gratuitement la numérisation de documents et de les enregistrer sur sa clé USB ;
• demander la photocopies de documents. Tarifs appliqués : 0,11 € la page A4, 0,21 € la page A3 (tarifs en vigueur en 2022).

A distance, il est possible de demander l’envoi de documents, sous format numérique ou en copie papier, dans la limite du raisonnable.

La photocopie et la numérisation par écrasement à plat sont proscrites s’il y a risque de détérioration du document (registres reliés, grands formats, etc.)

Norme ISDIAH (Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives), 1e édition, 2008.
AFNOR NF Z 44-060, décembre 1996, Catalogue d’auteurs et d’anonymes : forme et structure des vedettes des collectivités auteur.
AFNOR NF Z 44-081, septembre 1993, Catalogage des documents cartographiques : forme et structure des vedettes noms géographiques.
Norme ISO 8601:2004 Éléments de données et formats d’échange -- Échange d’information -- Représentation de la date et de l’heure.